Les 2 Opbouw serie coaching gesprekken

Een serie coaching gesprekken kent tussen de 5 en 10 gesprekken en begint met een kennismakingsgesprek.

Het kennismakingsgesprek
Het kennismakingsgesprek (gesprek 0) heeft tot doel om kennis te maken met je potentiële cliënt en de potentiële cliënt met jou als coach. Voelen of er een ‘klik’ is tussen jullie beiden. Met als beoogd resultaat: een wederzijds ‘ja’ op de vraag “Zie ik het zitten/voelt het goed om met jou aan de slag te gaan?”

Tijdens het kennismakingsgesprek, dat gratis is en maximaal 3 kwartier duurt, is het niet de bedoeling dat je diep ingaat op de hulpvraag. Dat is immers niet het doel van dit kennismakingsgesprek. Wel een oppervlakkige verkenning van de hulpvraag, om te kunnen bepalen of dit in jouw expertisegebied past.

Andere onderwerpen die in het kennismakingsgesprek aan de orde komen zijn:

• Verwachtingen over en weer. Over wat een coaching gesprek eigenlijk inhoudt.
  Over het gewenste resultaat. Over de haalbaarheid daarvan. Over het aantal onderwerpen dat aan de orde komt, etc.
• Rolverdeling: maak direct duidelijk wat de rolverdeling is tussen coach en cliënt: “Jij gaat aan het werk, ik begeleid je daarbij”
• Vertrouwelijkheid van de gesprekken en van de reflectieverslagen
• Jouw werkwijze en ervaringen als coach, zoals de opbouw van de gesprekken,
  de technieken die je toepast. En hoelang je dit werk al doet.

Ook hoort hier een aantal heel praktische zaken bij, want je gaat een zakelijk contract met elkaar aan. Waarbij jij je inspant om de cliënt zo goed/professioneel mogelijk te begeleiden en waarbij de cliënt toezegt met de hulpvraag aan de slag te gaan en alle bijbehorende opdrachten te zullen uitvoeren.

Bij een contract horen onder andere de volgende zaken:

• Wat kost het? (prijs/tarief: minimaal € 60,00 per uur)
• Hoelang duurt één coaching gesprek? (1 tot 1,5 uur)
• Welke frequentie wordt hierbij gehanteerd (eens per 2 weken)
• Hoelang duurt de hele serie coaching gesprekken? (aantal gesprekken x 2 weken = … maanden)
• Waar vinden de gesprekken plaats? (In jouw praktijkruimte aan huis, bij de cliënt thuis, in een gehuurde praktijkruimte)
• Hoe ver van tevoren kan ik een gesprek annuleren? Welke kosten zijn hieraan verbonden?
• Hoe gaat de betaling in zijn werk? (NB: nooit achteraf factureren! Dat betekent in de praktijk dat je te vaak achter je geld aan moet zitten en dat kost jou tijd en het verstoort de coaching relatie)
• Vaste afspraak: binnen zeven dagen heeft cliënt een reflectieverslag van het afgelopen coaching gesprek teruggestuurd naar jou als coach. Cliënt ontvangt hiervoor het verslag-format van jou
• Vaste afspraak: cliënt vult een intakeformulier in, voorafgaand aan de coaching gesprekken. Hierin staan de NAW-gegevens, familiaire situatie vroeger en nu, algehele gezondheid, of cliënt momenteel onder behandeling is van een arts, therapeut of andere coach, medicijngebruik, alcoholconsumptie, roken/niet roken, drugsgebruik. Let op: stevige gebruikers van of verslaafden aan alcohol, drugs of medicijnen begeleiden wij niet. Deze verwijzen wij door naar een arts.
  Het intakeformulier stel je zelf samen en kun je op internet vinden als je zoekt op ‘coaching intakeformulieren’. Minimaal dient hierin terug te komen:

–          Naam, Adres, Woonplaats gegevens, contactgegevens, geboortejaar
–          Huidige gezinssituatie (burgerlijke staat, kinderen)
–          Vroegere gezinssituatie (ouders, broers/zussen)
–          Hulpvraag (zelf laten benoemen/formuleren)
–          Al eerder hulp gezocht bij deze hulpvraag?
–          Huidig medicijngebruik, alcoholgebruik, drugsgebruik
–          Onder behandeling ja/nee? En zo ja, van wie?
–          Naar waarheid ingevuld d.d. …(datum) te … (plaats) met handtekening.

In jouw eigen coaching praktijk ga je zelf uitvinden hoeveel gesprekken er gemiddeld in een serie zitten. Wat natuurlijk ook weer afhankelijk is van de hulpvraag. Toch is het verstandig om vooraf al aan te geven uit hoeveel gesprekken een serie gaat bestaan. Waarom?

• Omdat een cliënt hier altijd naar vraagt.
• Om een einde aan de gesprekken aan te kondigen (wetende dat ‘het gebeurt in de tijd die ervoor staat’).
• Om de vrijblijvendheid van de gesprekken er direct uit te halen.
• Het wekt een professionele indruk als jij als coach aangeeft hoeveel gesprekken de cliënt nodig heeft om daadwerkelijk stappen te maken op dit onderwerp.
• Het wekt een professionele indruk als jij als coach voorafgaand al structuur in de gesprekken aanbrengt en hiermee ook gelijk de regie neemt.
• Omdat je weet dat je altijd met je cliënt kunt besluiten een paar gesprekken ‘bij te boeken’ als jullie daar allebei aanleiding toe zien.

Als de cliënt en jij “ja” zeggen tegen het starten van coaching gesprekken (kan tijdens het kennismakingsgesprek al gebeuren of anders spreek je af dat dit binnen één week na het gesprek gebeurt) leg je bovenstaande punten vast in een ‘bevestigingsmail’ of op papier in een contract als je het heel formeel wilt doen. Je vraagt aan je cliënt of hij/zij deze mail wil bevestigen. Daarmee liggen de afspraken vast en kun je je in de vervolggesprekken bezighouden met de inhoud van het coaching traject.

Vervolggesprekken
De opbouw van elk volgend coaching gesprek kent in grote lijnen dezelfde opbouw als hiervoor beschreven. Twee zaken zijn anders:

• Vanaf de helft van de gesprekkenserie voeg je als onderwerp toe aan elk gesprek: Tussentijdse evaluatie: hoe staat het met de voortgang van de cliënt op zijn/haar ontwikkelpad met betrekking tot de hulpvraag?
  Hierbij is de schaalvraag goed bruikbaar: “Op een schaal van 0-10, waar stond je toen je begon en waar sta je nu?”

• Het laatste gesprek staat grotendeels in het teken van afronden, evalueren en ‘oogsten’ door cliënt. Begin geen grote onderzoeken of nieuwe thema’s meer en laat cliënt vooral reflecteren op zijn/haar vooruitgang, ervaringen, inzichten en doelen en activiteiten voor de komende tijd. Het evalueren en terugkijken lijkt wellicht weinig toegevoegde waarde te hebben, omdat er geen nieuwe inhoud aan de orde komt. Maar goed evalueren en afronden is cruciaal voor een effectieve serie coaching gesprekken en voor het afronden van de coaching relatie. Besteed hier dus voldoende tijd en aandacht aan.